Bedrijfsvoering

Thema Bedrijfsondersteuning

Realisatie van het beleid

Covid-19
Hoewel geen onderdeel van uitgestippeld beleid benoemen wij hier Covid-19 die vanaf maart 2020 van grote invloed is geweest op de werkplanning van het onderdeel Bedrijfsvoering.

1. Thuiswerken en vergadervoorzieningen
De Coronacrisis heeft grote impact gehad op de activiteiten van de afdeling Bedrijfsvoering. Voor team Informatisering en Automatisering betekende het dat bijna alle medewerkers voorzien werden van thuiswerkspullen, zoals een extra monitor, een laptopstandaard en toetsenborden en muizen.
Vanuit Facilitair werden bureaustoelen beschikbaar gesteld om zo aan de ARBO richtlijnen te voldoen.
Support op afstand werd aangescherpt. Video-meeting apparatuur is geplaatst (2 locaties in Ter Aar en 2 locaties in Nieuwveen) voor het houden van vergaderingen tussen medewerkers op kantoor en medewerkers die thuiswerken. Ook kunnen vergaderingen worden gehouden tussen de twee locaties en/of leveranciers zonder reisverkeer.
2. Versnelde uitrol MS Teams
De planning was om in 2021 een aanvang te maken met de uitrol van Microsoft Teams en andere onderdelen van Office365. Door de corona-crisis is Teams versneld ingericht, zodat meetings, (raads-) vergaderingen en andere overleggen via Teams plaats kunnen vinden. Alle medewerkers zijn geïnstrueerd om gebruik te gaan maken van de andere mogelijkheden van Teams.
3. Wijziging onkostenvergoedingen
Wij zijn snel overgegaan tot het uitbetalen van de forensenvergoeding op declaratiebasis en het uitbetalen van een thuiswerkvergoeding eveneens op declaratiebasis.

Daarnaast zijn de volgende zaken gerealiseerd:
Gegevensmakelaar
De gegevensmakelaar is verplaatst naar hosting door de leverancier, waardoor beheer centraal wordt uitgevoerd en het risico op uitval van dienstverlening is beperkt. Dit was een complex project omdat via de gegevensmakelaar veel informatiestromen lopen.

Veilig e-mailen
Veilig e-mailen is afgerond, waardoor persoonsgegevens en andere gevoelige gegevens per e-mail veilig worden verzonden.

GGI netwerk
Aansluiting op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) is in 2020 voorbereid.

Actualisatie wijzigingsproces ICT
Het wijzigingsproces voor ICT is aangescherpt waardoor het doorvoeren beter in control is.

Digitalisering van het financiële proces
In 2020 is een nieuwe financieel systeem in gebruik genomen. Mede door de coronacrisis heeft de implementatie van dit nieuwe systeem meer tijd gekost dan van tevoren gepland.  

Actualisering beleid I&A
Informatiebeleid, Informatiebeveiligingsbeleid en Cloudstrategie zijn geactualiseerd en vastgesteld voor de periode 2020-2024. Op basis van dit beleid is een ICT Beheerplan opgesteld waardoor er transparantie is in de ICT uitgaven.

Reserveringssysteem vergaderlocaties vervangen
Het reserveringssysteem voor vergaderlocaties was verouderd en is vervangen. Het proces voor facilitaire dienstverlening wat volgt na een reservering is opnieuw ingericht. Door een koppeling met Outlook/Exchange worden ruimtes efficiënter benut, bijvoorbeeld bij een annulering is de ruimte direct beschikbaar. Deze mogelijkheid is geïntegreerd in Topdesk.

Arbeidsmarkt
Hoewel er sprake is van een krappe arbeidsmarkt lukt het vacatures uiteindelijk in te vullen. De doorlooptijd van ontstaan naar invullen van een vacature is langer geworden door de krappe arbeidsmarkt. Werving en selectie heeft in 2020 veel tijd in beslag genomen van zowel de betrokken vakafdelingen als team P&O. De langere doorlooptijd van invulling van vacatures brengt risico’s met zich mee voor de uitvoering van geplande werkzaamheden en bijbehorende termijnen. Hierbij speelt ook nog dat er ook krapte is op de inhuurmarkt voor bepaalde vakgebieden (bijvoorbeeld financiën en ruimtelijke ontwikkeling).

Algemene verordening gegevensbescherming
Per 1 mei 2020 hebben wij gezamenlijk met de gemeenten Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Waddinxveen een functionaris gegevensbescherming (FG) aangewezen.
Deze FG is in loondienst bij de gemeente Alphen aan den Rijn, maar zal op basis van detachering FG-werkzaamheden verrichten voor de overige deelnemende gemeenten. Daarvoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Deze pagina is gebouwd op 07/06/2021 08:43:50 met de export van 07/06/2021 08:33:41